電子帳簿保存法により、実質令和６年１月から、電子取引データについては電子で保存することが全事業者に義務付けられました。
「電子取引データ」とか「電子で保存」とかなじみのない言葉が出てきて「義務」と言われても、何をすれば良いのかよくわからない、という方も多いのではないでしょうか。
とりあえず最低限のことは対応したい、という方のために具体的な対応方法をなるべくわかりやすく解説させていただきます。
電子取引データの電子保存義務化の内容
請求書や領収書などの取引の証拠となる書類は、税務上、決められた期間保存しなければなりません。最近はその請求書や領収書のやり取りがインターネットなどを利用して行われることが増えてきました。メールに添付して送ったり、指定のサイトに表示されるものを画面保存したり、ＰＤＦ形式などでダウンロードしたりするのです。つまり、保存しておくべき紙が送られてこない（または送らない）ケースがあるわけです。
そのような場合、これまでは、その電子データをプリンターで印刷して保存する、という方法が採られていました。
今回の改正で、それは基本的に認められなくなり、取引の証拠となる書類の電子のデータは電子のまま保存しなければならなくなったのです（電子保存した上で、管理のために今までどおりプリントアウトすることは自由です）。
対応方法（具体的に何をどうすれば良いのか？）
対応方法については、各所で色々な方法が提示されていますが、今回はその中でお勧めのものを一つご紹介します。
これが唯一の方法ではないですが、一番低コストで適切に対応できるやり方ではないかと思いますので、ぜひ参考にしていただければと思います。
具体的にやること（やらなければならないこと）は以下のとおりです。
やること① 改ざん防⽌のためのルール（事務処理規程）を作成する
真実性を確保することが求められますので、「電子取引データが勝手に訂正や削除などされないようにきちんとルールを決めてそれに基づいて適切にデータ管理する体制になってますよ」という証拠として、まずはルール（事務処理規程）を作成します。
いきなり難しそうなんですが、これは国税庁からひな型が配られているのでちょっと変更するだけで比較的簡単にできてしまいます。
こちらでちょっと変更し、ほぼ完成形にしましたのでダウンロードしてご利用ください。
(注)事業者ごとに必要に応じて内容を変更してください。
やること② 電子データによる保存
今まではプリントアウトして保存していた電子取引データを、ＰＤＦなどの電子データでパソコン等の記録媒体に保存してください。年度ごとに作成したフォルダにどんどん入れていく感じで良いです。
ファイル名は基本的にいじらず保存したままの名前で構わないですが、その名前の最初に「1_」「2_」「3_」のように通し番号を付けてください。通し番号は、日付順でなく保存した順で大丈夫です。
やること③ 索引簿の入力
電子データを保存する都度、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを利用して、索引簿に「日付」「金額」「取引先」を記録します（ファイル名に付けた通し番号ごと）。通し番号順に入力しますので、索引簿についても日付順になっていなくて問題ありません。
索引簿のExcelを作成しましたので、ダウンロードしてご利用ください。
やることは以上の３つです。①は最初に作って印刷するだけ。
なお、税務調査があった場合には、電子取引データを閲覧できるようにパソコンとモニターを用意しておく必要がります。
最後に
電子取引の保存方法について紹介しました。
慣れれば難しくはないと思いますが、確実に今までより手間は掛かります。
索引簿はどうしても作れない、というのであればこれまでの紙保存に加えて電子データによる保存だけしておいてもとりあえずは認められます。ただしその場合は、税務調査の際、保存した電子取引データの全てをダウンロードして持ち帰ることを許可しなければなりません（索引簿がないとすぐに目的の書類が見つからないため）。
電子取引データの量がどれほどあるかにもよりますが、全て持ち帰ってじっくり見られることは、時間内で調査されることにくらべれば少なからず不利にはなるかと思われます。悩ましいですね。
最初の頃はあまり厳しいことは言われないかもしれませんが、その間に少しずつでも慣れていただいて、なるべく早く正しい保存ができるようにしていきましょう。
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